HERRAMIENTAS DE COMERCIALIZACION

CóMO PARTICIPAR EN UNA RUEDA DE NEGOCIOS CON ÉXITO

Pre-Rueda. Es la primera etapa, en la cual se realiza la definición para participar en una rueda.
En Rueda. Esta etapa corresponde al desarrollo del evento.
Post-Rueda. Son las actividades que se llevan a cabo después de la ejecución del evento.

Pre-Rueda
Criterios para asistir a una rueda
Al igual que en el caso de las ferias, para asegurar una rueda de negocios exitosa, asegúrese de elegir el mercado que sea de interés para su negocio y si quienes asistirán serán el tipo de cliente con los que desea hacer negocios o alianzas.

En adición, es importante buscar información sobre la rueda a realizarse, en catálogos, revistas, Internet o la prensa. Busque también la opinión y experiencias de empresarios que han participado en ese tipo de rueda anteriormente.

Investigue sobre la capacidad y experiencia de la institución organizadora y del apoyo que puedan brindarle para la obtención de financiamiento, si el mismo fuera necesario para poder participar.

Como un aspecto clave a conocer previo a la inscripción, es el requerir información de los organizadores con respecto a cuántas citas de negocios estarán garantizadas durante la participación.

Elección de la rueda
Una vez se han evaluado los criterios para asistir a la rueda, es necesario evaluar cuál es la rueda a la que más conviene asistir. Anteriormente se han mencionado los diferentes tipos de rueda que puede haber y que permite escoger la más apropiada a nuestros intereses y línea de negocio.

En adición, es importante buscar información sobre la rueda a realizarse, en catálogos, revistas, Internet o la prensa. Busque también la opinión y experiencias de empresarios que han participado en esa rueda anteriormente.

Investigue sobre la capacidad y experiencia de la institución organizadora y del apoyo que puedan brindarle para la obtención de financiamiento, si el mismo fuera necesario para poder participar.

Elaboración de presupuesto
El formato de presupuesto que se presenta en Anexo No. 1 facilita también la información que necesita para elaborar su presupuesto al planificar su asistencia a una rueda de negocios.

Inscripción
Cada empresa que desea participar en la rueda, debe llenar una ficha de inscripción y pagar el costo que los organizadores hayan establecido. La ficha de inscripción es el documento que registra e inscribe al empresario al evento, por lo que también debe indicar la modalidad de pago seleccionada y facilitar los datos de facturación.

Por lo tanto la ficha de inscripción tiene que estar elaborada de tal forma que la empresa al inscribirse no olvide poner ningún detalle de la misma o que no tenga datos equívocos.

La información de esa ficha es clave, ya que los datos facilitados por los empresarios relacionados con sus ofertas o demandas, servirán para hacer el matchmaking y por consiguiente la concertación de citas.

Todos los datos de la empresa se colocan en el catálogo para que los busquen antes, durante y después del evento. En el Anexo No. 3 puede verse un ejemplo de formato para la inscripción.

Término en inglés que se refiere a la actividad de mediación que una empresa o institución realiza entre oferentes y demandantes para la identificación, equiparación, selección y enlace entre empresas para la realización de citas de negocios.

Si la rueda está siendo organizada a través de un sistema de software, los datos entonces son cargados al mismo, por medio del cual se editan los catálogos y directorios y se preparan las agendas de citas para cada participante.

Finalmente, puede llegar a contarse con otra opción que es una rueda virtual de negocios. En este caso los datos se suben al portal en el que el participante tiene derecho a colocar fotografías y especificaciones de los productos que vende en el mismo. El portal es una herramienta para lanzar a las empresas y sus productos al conocimiento de cualquier persona que tenga acceso a Internet, en cualquier país. El portal cuenta con un administrador quien asigna los códigos de entrada.

Selección de empresas para entrevistas
Una vez usted ha completado el proceso de inscripción, la institución organizadora elaborará el catálogo con la información de cada uno de los participantes y se procederá a efectuar el matchmaking. Asegúrese que las empresas propuestas son las que a usted interesa y si hay alguna que no fue incluida, solicite que tomen en cuenta la misma para su organización de citas.

En su caso, las empresas que participan como compradoras o demandantes, deberán identificar los productos y/o servicios que necesitan para hacer las negociaciones; en el caso de las empresas oferentes o vendedoras, deberán identificar el mercado objetivo; y, en el caso de las empresas inversionistas o que esperan hacer alianzas estratégicas, igualmente deberán identificar los grupos que constituyen su mercado objetivo para inversión o constitución de alianzas.

Es importante también tener en mente que el propósito principal de la rueda es hacer negocios y que hay que estar abierto a diferentes opciones en la realización de transacciones. Esto significa que un participante puede estar actuando como oferente pero que para otro participante, podría ser interesante como demandante y viceversa.

Elección de productos o servicios a promover y selección de muestras
Deberá definirse adecuadamente cuál será el producto o servicio que se ofrecerá a los clientes potenciales en la rueda. Para ello habrá de revisarse los criterios definidos anteriormente tales como el mercado objetivo, la capacidad de producción, la disponibilidad de producto terminado, canales de comercialización, precio de sus productos.

Material promocional
Es importante que la empresa participante cuente con los materiales de promoción y divulgación de los servicios o productos que ofrece. Dentro de éstos se encuentran: afiches, trifoliares y otra información referente a la empresa. Estos deben vender la imagen o marca de la empresa. La folletería debe estar escrita al menos en dos idiomas si la rueda de negocios es de carácter internacional.

Folletos, listas de precios y otros materiales
Para asistir a una rueda, será necesario preparar con suficiente anticipación el material técnico de los productos que estará promocionando, el cual debe brindar una descripción detallada de dichos productos y su modo de empleo. Deberá contar también con listas de precios, según los diferentes rangos de compras o escenarios de ventas que vaya a manejar.

El material técnico de su producto se convierte también en un material promocional que debe despertar interés por la empresa y sus productos, por lo que debe contar con una buena calidad pues en el mismo estará reflejada la imagen de su empresa y que puede contribuir al prestigio de la misma.

Llevar sus tarjetas personales. Incluir datos principales, correo electrónico y página web de la empresa
Cuaderno de Negocios
Material de difusión de la empresa
Si es posible contar con una computadora portátil, para breve presentación de la empresa
Fichas técnicas
Muestras de los productos con sus respectivas listas de precios
Logística para el envío de los productos
Para asegurarse que los productos que va a exhibir lleguen en buenas condiciones, los mismos deberán empacarse cuidadosamente evitando que se lastimen por el manejo de los mismos durante su transporte al punto de destino. Por lo tanto, refuerce y proteja los embalajes y rotule las cajas con la información que los organizadores le hayan informado debe aparecer para su internación al país y traslado a la feria.

Elija un medio de transporte seguro y conveniente. Generalmente los organizadores pueden recomendarle una empresa con quien hacer esta gestión y cuál es la empresa que puede apoyarle en el punto de destino para hacer la gestión de aduanas.

Generalmente, los documentos de embarque de la mercancía deben ser consignados a la feria y los documentos indispensables son la factura comercial, conocimiento de embarque y la guía aérea. Las mercancías destinadas a la exhibición en la feria ingresan bajo el régimen de internamiento temporal.

Elección y capacitación de personal idóneo
La selección del personal a asistir a la rueda de negocios deberá ser hecha muy cuidadosamente, pues deberá enviarse representantes de la empresa especializados en participación en ruedas, con poder de decisión y formación técnica necesaria, para contestar cualquier pregunta. Preferiblemente, debiera ser el gerente o propietario de la empresa y conocer el idioma del país que visita para negociar con fluidez. De lo contrario deberá requerir los servicios de traducción.

Previo a la realización del evento, los organizadores generalmente planifican temas de capacitación para preparar a las y los empresarios para que puedan realizar contactos exitosos, por lo que se sugiere tomar en cuenta las mismas y participar en dichas capacitaciones.


Revise la lista de chequeo para ver si se encuentra listo/a para el evento.


En Rueda
Comprende el arranque de la rueda y la jornada de negociaciones.

Asistencia al acto inaugural
Debido a que la rueda de negocios cubre una jornada completa de actividades, se sugiere que el acto de inauguración se realice la noche antes, con el debido protocolo. Entre las personas invitadas deberán estar los representantes de todas aquellas instituciones que apoyan el evento.

A continuación del acto en el que se presentan los objetivos de la rueda, se dan los agradecimientos a los entes cooperantes y se da la bienvenida a los participantes, puede realizarse un cóctel que contribuye a crear un ambiente favorable para que los empresarios entren en contacto y se conozcan.

Mesa de recepción
En esta mesa estarán ubicados los o las recepcionistas que se encargarán de que se registren los participantes a su llegada, lo cual debiera hacerse por lo menos con una hora de anticipación al inicio de las negociaciones. Serán ellos quienes tendrán a su cargo la entrega de carpetas y gafetes a los participantes.

Ubicación en mesa asignada
La asignación de las mesas dependerá de la modalidad seleccionada durante la organización. Usualmente cada participante tendrá una agenda que le indicará la mesa asignada, cada mesa tiene un número que la identificará. Si le tocará sentado, deberá colocar sobre ella, de forma ordenada, toda la información que lleva. Recuerde que a través de los materiales de promoción usted venderá su empresa y convencerá a su futuro cliente.

Desarrollo de la agenda de citas y realización de negociaciones
Constituyen la esencia de la rueda, es cuando se llevan a cabo las citas. Durante la jornada de encuentros debe velarse por mantenerse dentro del horario y orden establecido para citas, que deberá ser idealmente de 15 minutos y como máximo 30 minutos. Para que los empresarios puedan concretar negocios en ese espacio breve de tiempo deben ir muy bien preparados y por eso es que se hace recomendable la capacitación previa. En Anexo No. 7 se presenta un ejemplo de agenda para las negociaciones.

Es aquí donde el apoyo a ser brindado por el equipo de edecanes y supervisores es sumamente importante. Cada uno tendrá asignado a su cargo un grupo de empresas participantes, conociendo a la perfección la oferta o demanda de sus empresas y las citas que tienen a lo largo de la rueda de negocios. Deben estar llevando a sus citas a las y los empresarios participantes, según la modalidad de participación y de la misma manera deben buscar traductor (si fuera necesario).

Si por alguna razón el empresario no tiene contraparte(s), es importante tener en mente que el edecán puede asistirle en este aspecto y buscarle cita(s) para que no se quede sin negociar.

Con relación a los descansos y el tiempo que se programa para el almuerzo, es aconsejable que el empresario esté muy atento al reloj y no se exceda en los tiempos asignados, ya que esto puede afectar su agenda y perder citas importantes que están planificadas. Si se desea aprovechar el tiempo del almuerzo para realizar citas de negocios deberá informarlo con anticipación para que se tome esto en cuenta para su programación de citas.

Como una actividad de monitoreo, antes de que concluya cada reunión seguramente los edecanes le harán entrega a ambas partes en cada mesa, de una boleta de evaluación y las recogerán debidamente completadas antes de que los empresarios acudan a su siguiente cita, se puede observar un ejemplo en el Anexo 8. Es importante que como participante apoye esta actividad ya que dichas evaluaciones contribuirán con información que será útil para la realización de próximas ruedas.

Recolección de solicitudes y actualización de citas. Cuando la rueda de negocios tiene una duración más larga, los empresarios pueden entregar a su edecán asignado, la boleta de solicitud de entrevistas para el día siguiente, según los espacios disponibles. Seguidamente deberán hacerse las actualizaciones de agendas.
Reproducción de nuevas agendas. Una vez se ha realizado el nuevo matchmaking para el día siguiente, se reproducen las agendas para cada empresa participante y se entregan al inicio de la jornada.
La negociación
El poder negociar hábilmente y llegar a acuerdos que sean beneficiosos para ambas partes requieren del conocimiento de fundamentos básicos de negociación y la experiencia adquirida a través de la práctica.

Entre los errores comunes que se cometen durante el proceso de negociación es el ir a la misma con objetivos poco claros y sin una estrategia para manejar los diferentes escenarios que se puedan presentar. Escenarios que debieran haberse estimado con base a posibilidades de manejo de volúmenes, precios según esos volúmenes, términos de crédito, etc. Por lo que al carecer de estos análisis se toman decisiones apresuradas con cálculos también apresurados.

Está también el desconocimiento de los objetivos de la contraparte e inclusive, una visión errónea de la contraparte. Hay poco interés por las preocupaciones de la contraparte o incomprensión por el modo como adopta sus decisiones.

Entonces ¿Cómo prepararse? A continuación se brindan algunos consejos que pueden serle útiles (Rangel, s.f.):

Conocer la posición propia. Capacidad de producción, recursos financieros y de personal, capacidad de adaptación.
Conocer la posición de la contraparte. Empatía, conseguir información sobre la empresa, sus objetivos, fortalezas, debilidades, poder de negociación.
Conocer a los competidores. Recuerde que usted no es el único que busca establecer relaciones comerciales con la contraparte, por lo tanto investigue y conozca a sus competidores.
Conocer los límites de negociación propios. ¿Hasta dónde puedo negociar?, ¿cuándo es el momento de postergar o retirarse de la negociación?
Preparar una estrategia. Que puede ser una posición dominante, posición débil y la idea, la posición gana-gana. Para ello es importante también conocer la cultura de negociación predominante en el destino que visita.
Para realizar dicha preparación y lograr una negociación exitosa, tome como guía las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los objetivos de la negociación?
¿Cuáles van a ser los temas más importantes?
¿Cuáles son los puntos fuertes principales?
¿Cuáles son los puntos débiles principales?
¿Quién tiene más poder de negociación?
¿Qué concesiones pueden hacerse?
¿Cuáles son los límites mínimos y máximos en materia de negociación?
¿Qué elementos son negociables?
¿Qué elementos no son negociables?
¿Qué busca la contraparte?
¿Qué ofertas previstas exigirán una contrapropuesta?
¿Cuáles deben ser la estrategia y la táctica?
¿Cuál debe ser la oferta inicial?
Registro de contactos
Durante la(s) jornada(s) de negociaciones deberá haberse llevado, como se indicó anteriormente, un registro de los contactos con el objetivo de no perder ninguna información de futuros clientes potenciales. Para ello se facilitó como guía el Anexo No. 6.

Contacto con clientes potenciales fuera del evento marco
Aprovechar la estadía del personal de la empresa en la región sede del evento, significa lograr hacer contactos con posibles clientes que no participarán en el evento. Cuando va suficiente personal se puede establecer una agenda de citas adicionales con personas clave para aprovechar de forma más efectiva el evento.

Tenga en mente que estas reuniones no deben interrumpir las citas de negocios y que debe cumplir con la agenda establecida.

Participación en actividades paralelas
Es conveniente participar, durante el transcurso del evento, en reuniones técnicas, ferias, seminarios, congresos, charlas técnicas e inauguración, realizados por los organizadores.

Es muy usual que se planifique en este tipo de eventos actividades paralelas como encuentros entre empresarios, que favorecen el intercambio de información, para el logro de futuras negociaciones.

En adición puede haber otros eventos de formación, tales como conferencias, foros, talleres o seminarios, que son útiles para los empresarios. Generalmente estos eventos tienen asignado un cupo limitado por lo que será importante hacer su reservación con anticipación.

Como otras actividades está también los contactos con clientes potenciales fuera del marco evento que habrá debido planificar con anticipación.

Clausura
El acto de clausura constituye un evento tan importante como el de la inauguración y generalmente se realiza con el mismo protocolo. Usualmente en el mismo se agradece nuevamente a las instituciones organizadoras y que apoyaron el evento, haciéndoles entrega de los debidos reconocimientos. En el caso de las empresas participantes se entregan los certificados de participación y para concluir pueden presentarse los resultados preliminares de las evaluaciones de la rueda y de los resultados económicos generados por la misma, que es importante que usted conozca.

Post-Rueda
Seguimiento a los contactos realizados
Recuerde que su imagen y la de su empresa se verán afectadas positiva o negativamente, dependiendo del cumplimiento que dé a los compromisos que haya adquirido durante la rueda de negocios. Asegúrese de enviar las informaciones solicitadas, cumplir con el despacho en tiempo de las órdenes tomadas y cerradas y hacer las llamadas telefónicas de seguimiento que haya planificado.

Cuando regrese a su empresa, asegúrese de enviar una carta de agradecimiento a los organizadores del evento y muy especialmente a los empresarios con quienes se haya reunido durante el evento.

Evaluación de la rueda por parte del participante
Al igual que en la participación en ferias, existen indicadores de éxito para medir los resultados de la participación en ruedas de negocios y que son:

Número y calidad de contactos
Número de negocios realizados
Número de negocios esperados
La institución organizadora le dará una boleta para evaluar la rueda de negocios en donde generalmente la información que se solicita es la mencionada anteriormente. A ello pueden agregarse comentarios que sirvan de retroalimentación que sean útiles para cuando los organizadores planifiquen nuevos eventos.

Asegúrese de anotar en el momento que le surja la duda, idea o comentarios a presentar a los organizadores, para que cuando llegue el momento de completar la evaluación no lo pase por alto.

Evaluación de impacto
La totalidad del impacto de la rueda no será posible medirla al finalizar la misma pues algunos negocios no serán concretados sino hasta más adelante. Por ello, seguramente los organizadores le informarán que pasado un período prudencial que puede llegar hasta los seis meses, le estarán contactando para conocer resultados de negocios que se hayan generado como producto de la rueda.

En adición, conserve para su empresa la evaluación que haya efectuado al concluir la rueda con respecto a los contactos realizados, los negocios realizados y los negocios potenciales.

Generalmente, las instituciones organizadoras también realizan una reunión para presentar los resultados a los participantes, una vez han procesado toda la información. Es recomendable que participe en la misma pues podrá conocer las experiencias de otros empresarios y que le sean útiles a usted.

Finalmente, es importante que elabore un informe de los aspectos principales de la rueda, para entregar a sus superiores o inclusive si usted es el propietario pues le será útil como ayuda de memoria para hacer mediciones, para cuando considere participar en otros eventos similares y para la toma de decisiones en los negocios que realice.

Dicho informe debe contener como mínimo, los aspectos generales de la organización del evento, el apoyo logístico durante la rueda, los aspectos comerciales con relación a las negociaciones que efectuó y comentarios y recomendaciones para próximas participaciones.

Una vez tenga el informe, realice charlas en su empresa o envíe a través de un boletín a sus colaboradores, una información general de los resultados de la rueda. Esto es muy útil pues para que se puedan concretar negocios y vender los productos de la empresa, todos los departamentos están involucrados de alguna forma y pueden tomar mayor conciencia de la importancia de la parte del trabajo que realizan en su empresa.