lunes, 10 de noviembre de 2008

TIPS PARA LA NEGOCIACION EN EL COMERCIO EXTERIOR

Tips para la negociación en el comercio exterior

1 Actividades sobre comercio exterior
Para mejorar sus relaciones comerciales con posibles compradores en el extranjero, le sugerimos visitar constantemente las página en Internet de La Cámara de Industria de Guatemala, AGEXPORT y las diferentes cámaras, donde podrá encontrar información sobre:

FERIAS: Participación conjunta con empresas de su propio segmento en Ferias internacionales
MISIONES COMERCIALES: Organizadas por La Cámara de Industria de Guatemala y Cámara de Comercio de Guatemala.
ACCIONES DE APOYO E INFORMACION:
Actualización permanente del Portal Caja de Herramientas para las MIPYME, con información dinámica en Gestión Empresarial
Eventos de capacitación y divulgación de información por parte de diferentes instancias relacionadas con el Comercio Internacional
Tratados Comerciales en negociación y vigentes
Legislación tributaria relacionada con las exportaciones
2 El factor cultural en los negocios internacionales
En la medida que los negocios se hacen cada vez mas internacionales y la tecnología continúa desarrollándose, la necesidad de una comunicación clara entre los miembros de diferentes culturas es aún más crítica y necesaria.
Los empresarios que no estén alertas a las diferencias culturales, simplemente no podrán funcionar eficientemente en el extranjero.

Tomarse el tiempo para conocer algo sobre la cultura de un país, antes de hacer negocios, es una muestra de respeto y suele ser profundamente apreciada. Aquellos que comprenden la cultura tienen mas oportunidad de desarrollar relaciones de negocios exitosas y de largo plazo.

Algunas diferencias que se deben tomar en cuenta incluyen: tipos de negocio; actitudes en la relación de negocios, puntualidad, estilos de negociación, costumbres de hacer regalos, saludos, significado de gestos, significado de colores y números; así como costumbres relacionadas con los títulos.

Todo ejecutivo debe poner atención a los diferentes estilos de hacer negocios, los cuales varían de acuerdo al país que se trate.

Las actitudes hacia la puntualidad varían grandemente de una cultura a otra y a menos que se comprenda, pueden provocar confusión y malos entendidos. Los japoneses y alemanes son muy puntuales, mientras que muchos de los países latinos tienen una actitud más relajada hacia el tiempo. Los japoneses consideran rudo llegar tarde a una reunión de negocios.

Las personas alrededor del mundo realizan movimientos del cuerpo o gestos para transmitir mensajes específicos. Aunque a veces los países hagan uso de los mismos gestos, a menudo tienen significados diferentes. Los malentendidos en los gestos es una situación común en la comunicación intercultural y la mala interpretación de los mismos pueden llevar a complicaciones en los negocios y a vergüenzas sociales. La señal de “OK” usada comúnmente en Estados Unidos, es un buen ejemplo de un gesto que ha tenido diferentes significados de acuerdo al país. En Francia, significa cero; en Japón es un símbolo para dinero; y en Brasil, tiene una connotación vulgar.

Es extremadamente importante comprender las costumbres relacionadas con el otorgar regalos. En algunas culturas, se esperan regalos y dejar de darlos se considera ofensivo; mientras que en otras, el ofrecer un regalo se considera una muestra de irrespeto. Los ejecutivos de negocios también necesitan saber cuándo dar regalos –en la visita inicial o después; donde dar regalos –en público o en privado, qué tipo de regalo dar, de qué color debe ser; y cuántos dar. El dar regalos es una parte importante al hacer negocios en Japón. El intercambiar regalos significa lo profundo y la fuerza de una relación de negocios para los japoneses. Los regalos suelen intercambiarse en la primera reunión. Cuando se da un regalo, se espera que la contraparte responda con otro.

En contraste en Alemania, el intercambio de regalos es muy raro y no suele ser apropiado. Los pequeños regalos están bien pero los caros no son una práctica generalizada.

El dar regalos no es una costumbre normal en Bélgica o en el Reino Unido, aunque en ambos países, las flores son un regalo apropiado si se le invita a la casa de alguien. Aún así, no es tan fácil como suena. Los ejecutivos internacionales deben ser precavidos al escoger las flores apropiadas. Por ejemplo, evitar enviar crisantemos (especialmente blancos) en Bélgica y cualquier lugar de Europa, debido a que se usan por lo general en funerales. En Europa, también se considera de mala suerte dar un número par de flores. Se debe estar alerta con las flores blancas en Japón, donde se asocian con la muerte, y las flores moradas en México y Brasil.

En Japón, es particularmente importante el estar consciente de la forma en que deben intercambiarse las tarjetas, la tradición occidental de aceptar una tarjeta de presentación y ponerla inmediatamente entre la billetera es considerado muy rudo. La forma adecuada es verla cuidadosamente luego de aceptarla, observar el título y empresa, reconocer con una inclinación de cabeza que se ha diferido la información y quizás hacer un comentario relevante o hacer una pregunta amable. Durante una reunión hay que distribuir la tarjeta enfrente de uno, dando una a cada uno de los allí reunidos, en otras palabras, se debe tratar a la tarjeta de presentación como se trataría a su dueño, con respeto.

Cuando se da una tarjeta en Japón o Corea del Sur, es importante usar ambas manos y posicionar la tarjeta de tal forma que quien la recibe pueda leerla.
El negociar puede ser un proceso complejo entre partes de la misma nación. Negociar entre culturas es todavía mas complicado debido a las posibilidades de malos entendidos que nacen de las diferencias culturales. Los estilos de negociación difieren de país a país.

Es importante ser directo o sutil? Es necesario tener una relación establecida con la compañía antes de iniciar negociaciones? Los ejecutivos que negocios con compañías extranjeras también deben entender la naturaleza de los acuerdos en el país.

Conforme los negocios se han globalizado, se debe tener mayor sensibilidad a las diferencias culturales y a la importancia de tratar con ellas efectivamente. Algunas compañías no hacen su tarea y cometen errores fatales o casi fatales que pudieron evitarse fácilmente. Un buen número de empresas han aprendido a base de experiencias, que las estrategias locales no funcionan necesariamente en el extranjero y que los negocios deben adaptarse a la cultura.

El no investigar y comprender una cultura antes de entrar en el mercado ha provocado desatino en muchos negocios internacionales, muchas veces desastrosos. Hace algunos años, por ejemplo, un fabricante líder de pelotas de golf estadounidense apuntó a Japón como un nuevo e importante mercado para golf. Sin embargo, las ventas de pelotas de golf de la compañía estuvieron por debajo del promedio. La empresa, como se supo posteriormente, había empacado las pelotas en grupos de cuatro, el número de la muerte en Japón.

3 Guía para los viajeros
Los funcionarios de las empresas que han tenido éxito vendiendo en el extranjero, a menudo dicen que una de las claves para su éxito es el viajar frecuentemente a los mercados del extranjero.

Así como en los negocios locales, no hay nada como encontrarse cara a cara con un cliente. Los viajes de negocios a otros países permiten localizar y cultivar nuevos clientes, mejorar la relación y comunicación con representantes y socios en el extranjero.

Las siguientes sugerencias pueden ayudarle a su preparación para un viaje de negocios. Manteniendo en mente que aún las cosas pequeñas (como olvidarse de revisar los feriados en el otro país o negarse a arreglar la ayuda de un traductor) pueden costar tiempo, oportunidad y dinero; una empresa puede obtener el máximo valor del tiempo que invierte en el extranjero.

a) Planeación del itinerario
Un buen itinerario ayuda que el viajero haga el mejor uso posible de su tiempo en el extranjero. Aunque el tiempo de viaje es caro, debe tenerse cuidado de no sobrecargar la agenda. Dos o tres citas definidas, confirmadas con anterioridad y bien distribuidas en el día, son mas productivas y agradables que una agenda cargada que obligue a la persona de negocios a correr de una reunión a la otra antes de que el negocio realmente se concluya. Si es posible, se debe planear un día extra de descanso antes de las citas programadas y así recuperarse del desfase en horario por el viaje. Los siguientes consejos deben mantenerse en mente:

Los planes de viaje deben reflejar lo que la empresa espera alcanzar. El empresario no debe perder de vista los propósitos del viaje.
El viajero debe obtener, tanto como le sea factible y antes de iniciar el viaje, nombres de posibles contactos, contactar citas, revisar programaciones de transporte, etc. Las citas importantes deben confirmarse antes de que el empresario salga de su país.
Como regla general, las personas de negocios deben mantener su agenda lo suficientemente flexible para considerar problemas no esperados (como retrasos en el transporte) y situaciones inesperadas. Por ejemplo, aceptar una invitación a un almuerzo no programado de un cliente potencial, no necesariamente debe hacer que se pierda la siguiente cita programada.

4. Preguntas iniciales
Esto le permitirá descubrir debilidades y afirmar los puntos fuertes de su empresa en cuanto a su posición frente al reto de exportar.

En el momento de elaborar el plan de exportación, todo empresario debe hacerse las siguientes preguntas:

Qué producto o productos desea exportar?
Cuál es su capacidad de producción instalada actual?
Cuál es el volumen actual de producción?
Del total del volumen de producción actual, cuánto puede exportar?
Cuenta con catálogo de los productos en español, inglés u otro idioma?
Conocen bien sus costos de producción por unidad de producto?
Sabe si actualmente se satisface adecuadamente la demanda interna de su producto en Guatemala?
Conoce quiénes son sus competidores en el mercado local y cuál es la posición de su empresa en este mercado?
Conoce los productos de sus competidores en el mercado local?
En caso afirmativo a la pregunta anterior, cómo los considera en relación con su producto? Superiores____ Inferiores______
Sabe cuál es el arancel de importación a Guatemala que se aplica a un producto como el suyo?
Su producto en el mercado nacional se ha visto desplazado por productos importados?
En caso afirmativo a la pregunta anterior, esto obedece a alguna de las siguientes causas:
Precio___Calidad___Diseño___Marca___Otro___
Tiene localizado un mercado externo definido y una demanda concreta de su producto?
Conoce con qué tipo de empaque y en qué presentación se comercializa su producto en el mercado externo seleccionado?
Sabe cuáles son los canales de distribución mas usuales de su producto en el mercado externo seleccionado?
Conoce la fracción arancelaria de importación de su producto en el mercado de destino?
Sabe si su producto tiene alguna preferencia en el mercado de destino?
Sabe qué es una preferencia arancelaria?
Conoce si su producto está sujeto a normas técnicas o a una reglamentación especial?
En caso afirmativo a la pregunta anterior, la puede cumplir?
Conoce los riesgos que deben cubrir los seguros?
Ha pensado en algún medio de transporte adecuado y el posible costo de éste para trasladar su producto al país de destino?
El período de tránsito puede afectar la calidad de su producto?
Es necesario prestar un servicio post-venta?
Este servicio se ofrece en plaza o usted lo tiene que proveer?
Conoce cuáles son los trámites que tiene que cubrir en Guatemala para exportar su producto?
Conoce cuáles son las dependencias del gobierno y los trámites que tienen que efectuarse ante ellas para exportar?
Podrá cotizar precios de acuerdo con los siguientes términos de venta internacional (incoterms) Libre a Bordo, FOB o LAB; Costo; seguro y flete incluidos CIF?
Sabe cuáles son las formas de pago que normalmente se utilizan en el comercio internacional?
Conoce el manejo y la operativa de las cartas de crédito documentarias?
Sabe cuáles son los términos de venta que no debe olvidar en los contratos internacionales?
En caso de obtener un pedido del exterior, necesitará crédito para satisfacerlo?